مهارات الإجتماعات الناجحة

الأربعاء 11 مايو 2011 - 10:51 صباحاً

أوقات كثيرة تلك التي نقضيها في اجتماعاتنا المختلفة، سواء في ميدان العمل أو العلاقات الإجتماعية, وتتعدد الأسباب التي تؤدي لطول وقت هذه الإجتماعات، بيد أن المسؤولية الأولى تقع على مدير الإجتماع أو بالتحديد الشخصية المحورية في الإجتماع، والتي يمكن أن تلعب دورا كبيرا في ضبط الإجتماع، وحسن إدارته، وتؤكد التجارب العملية للإجتماعات الناجحة، ذلك خاصة إذا ما كان هذا الشخص يتمتع بشخصية قوية، وقدرات تنظيمية عالية، وهذه جملة من المهارات العملية التي رصدتها بنفسي، والتي يمكن أن تساهم بقدر كبير في حسن إدارة اجتماعاتنا المختلفة، هذا بالإضافة إلى العنصر الأهم وهو:

شخصية مدير الإجتماع:

1- ضع في نفسك هدفا أو أهدافا للإجتماع، وضع لكل منها وزنا نسبيا من إجمالي الأهداف.

2- حدد الأفراد الذين ينبغي حضورهم للوصول إلى أهداف الإجتماع.

3- قلل عدد المجتمعين ما أمكن.

4- حدد مكان ووقت بداية الإجتماع والتاريخ بدقة.

5- حدد وقت النهاية أيضا.

6- لا تضع وقت الإجتماع قريبا جدا؛ وهو ما يسبب ارتباكا في المواعيد لدى المدعوين للإجتماع، ولا تضعه بعيدا جدا، مما قد يجعله في طي النسيان.

7- ضع الأفكار التي تريد وصولها إلى المدعوين للإجتماع مرتبة في ورقة (محضر الإجتماع).

8- كلف أحد الأفراد بإبلاغ الجميع للحضور، وإبلاغهم بأفكار الإجتماع إن أمكن.

9- تابع من كلفته للتأكد من وصول الرسالة لجيع المدعوين.

10- ابدأ مع بداية الوقت، فإن تأخير البدء يضعف من عزيمة المنضبطين.

11- قسم وقت الإجتماع إلى أقسام.. وضع القسم الأول لمناقشة بعض الأمور الإستشارية التي لا تحتاج حضور الجميع، ولكن بعض المتأخرين سيحس بالتقصير أو بفقد شيء ما بسبب تأخره عن البدء.

12- التذكير بالإخلاص لله عز وجل وللصالح العام والمؤسسة العامة والتحذير من المزالق الشيطانية في تقديم المصالح الخاصة، وذم الخلاف.

13- توزيع الأدوار في المناقشة والحزم في تنظيم ذلك من أدوار مدير الإجتماعات الناجح.

14- التعرف على طبائع الأفراد، والإستفادة من كل شخص بالطريقة التي تخدم المصلحة العامة.

15- توزيع الأعمال المطلوبة خلال الإجتماع، وتحديد الوقت النهائي لتسليم كل عمل.

16- حدد في بداية الإجتماع تقسيم الوقت والبدء والنهاية، وبعض الموضوعات التي ينبغي النقاش فيها.

17- ضع شخصا متخصصا للكتابة وتدوين وتلخيص الأفكار المطروحة ويمكن تسميته (سكرتير الإجتماع).

18- قبل الإنتهاء من الإجتماع على مدير الإجتماع تحديد موعد ومكان الإجتماع القادم، مع طرح الأفكار التي ينبغي مناقشتها، أو متابعتها في المرة القادمة.

19- شكر أصحاب الهمم العالية وتعزيز جهودهم.. والتفكير في الوسائل العلملية النافعة لرفع همم المقصرين، والبحث عن أسباب التقصير والتفكير والتعاون معهم على تجاوز العقبات الظاهرة.

20- في بداية الإجتماع التالي يتم التذكير بأهم الأمور المطلوب متابعتها منذ الإجتماع الماضي.