تخلص من الأوراق غير الضرورية لتنظيم مكتبك!!

الاثنين 25 أبريل 2011 - 11:25 صباحاً

لعل هناك الكثير من الموظفين الذين ينبغي عليهم ترتيب مكاتبهم وإعادة النظام إليها استعداداً للعام الجديد. وليس من المفيد الاكتفاء بترتيب سطح المكتب مرة واحدة في السنة بإزالة الملفات والمستندات القديمة المتراكمة عليه وتكديس الأدراج والحافظات بها طوال العام، إذ سيأتي عليها يوم وتئن من وطأة الأوراق المخزنة فيها ولن تعود قادرة على استيعاب المزيد منها. وتنصح خبيرة التنظيم الإداري صوفي بابين ديريرده من مدينة فولتورف شمالي ألمانيا، بضرورة أن يعتاد الموظف على سرعة التخلص من الأشياء التي ليست هناك حاجة إليها.

ويتطلب هذا الأمر تحديد الأوراق التي يمكن التخلص منها وتلك التي يجب الاحتفاظ بها بمجرد الإطلاع على البريد الوارد أو بعد الانتهاء من المستندات المطلوب إنجازها. وتقول صوفي :«ينبغي على الموظف أن يخصص لهذا الغرض دقيقة من وقته، وإلا فسيكلفه الأمر أضعاف الوقت المستغرق فيما بعد». وبالإضافة إلى ذلك يساعد ترتيب المكتب وتنظيمه أولاً بأول على أن يعمل الموظف وهو خال البال، إذ أن جبال الملفات المتكدسة على المكتب تؤرق الموظف وتجعله يشعر بتأنيب الضمير.